TIETOSUOJASELOSTE

EU:N yleinen tietosuoja-asetus 8GDPR 2016/679
Henkilötietolaki (523/1999) 10§ JA 24§

21.03.20121

REKISTERINPITÄJÄ JA YHTYSHENKILÖREKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

T:mi Psykoterapia ja työnohjaus Sakara
Sari Kallioinen-Rautava
2583513-5
Massentie 11
14240 Janakkala
040 766 7272

ajanvaraus: Minduu.fi/ Koko Suomi

REKISTERIN NIMI

Psykoterapia ja työnohjaus Sari Kallioinen-Rautava potilasrekisteri

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Psykoterapia ja työnohjaus Sari Kallioinen-Rautava tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR 2016/679) sekä nykyisen Henkilötietolain (523/1999) mukaisesti. Terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain (559/1994) 16 §:n mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön velvollisuus on laatia ja säilyttää potilasasiakirjat. Potilaanasemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 12 §.n mukaan terveydenhuollonammattihenkilön on merkittävä potilasasiakirjoihin potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä on säädetty tarkemmin sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella (298/2009). Potilasasiakirjojen ensisijaisena tehtävänä on palvella potilaan hoidon suunnittelua ja toteutusta sekä edistää hoidon jatkuvuutta. Potilaan kanssa käytyjä keskusteluja ei ole tarpeen tallentaa tai referoida yksityiskohtaisesti.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 12 §:n mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön on merkittävä potilasasiakirjoihin potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Henkilön yksilötietoina rekisteriin pitää sosiaali- ja terveysministeriönasetuksen (289/2009) 10 §:n tallentaa nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot sekä alaikäisen potilaan osalta huoltajien tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot sekä täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot. Rekisteriin tulee tarvittaessa tallentaa myös potilaan ilmoittaman lähiomaisen tai muun yhteyshenkilön nimi, mahdollinen sukulaisuussuhde ja yhteystiedot; potilaan äidinkieli tai asiointikieli; potilaan ammatti; potilaan työnantajan vakuutusyhtiö, jos kyseessä saattaa olla työtapaturma tai ammattitauti; vakuutusyhtiö, jos hoidon mahdollisesti maksaa vakuutusyhtiö; tietojen luovuttamista koskevat potilaan suostumukset.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Säännönmukaisia tietolähteitä ovat ensisijaisesti potilaan tapaamisista kertyvä materiaali eli rekisterinpitäjän omasta toiminnasta saadut tiedot. Potilas itse voi luovuttaa omia tietojaan tai antaa suostumuksensa tietojen hakemiseen. Kuten potilasta aikaisemmin hoitaneilta toimijoilta. Perusteena voi olla rekisteröidyn henkilökohtainen suostumus tai lain säännös asiasta.

TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAINEN LUOVUTUS

Potilasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä. Terveydenhuollon ammattihenkilön tai muu terveydenhuollon toimintayksikössä työskentelevä taikka sen tehtäviä suorittava henkilö ei saa ilman potilaan kirjallisesti antamaa lupaa tai Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 8785/1992) 13 §:n syytä antaa sivullisille potilasasiakirjoihin sisältyviä tietoja. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa kirjallisella suostumuksella. Salassapitovelvollisuus säilyy palvelusuhteen tai tehtävän päättymisen jälkeen. Kaikki terveydenhuollon ammattihenkilöt ovat velvollisia salassapitosäännösten estämättä ilmoittamaan kunnan sosiaalihuollosta vastaavalle toimielimelle, jos he ovat tehtävässään saaneet tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon tarve, kehitystä vaarantavat olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää mahdollista lastensuojelun tarpeen selvittämistä (Lastensuojelulaki 417/2007 25 §). Ilmoitus on tehtävä viipymättä. Potilastietoja voidaan luovuttaa myös terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten (Laki terveydenhuollon valtakunnallista henkilörekistereistä (556/1989) 3 §; Tartuntatautilaki589/1986 23 a §).

TIETOJEN SIIRTO EU:n TAI ETAN:n ULKOPUOLELLE

Potilastietoja voidaan luovuttaa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tilanteissa, joissa potilaan elintärkeä hoito välttämättä edellyttää tietojen luovutusta.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

1. MANUAALINEN AINEISTO

Potilasrekisteriin tallennettavat tiedot ovat säädetty Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 8785/1992) 13 §:n mukaan salassa pidettäviksi ja Henkilötietolain (523/1999) 32 §:n mukaan suojattaviksi. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Manuaaliset tiedot säilytetään valvotuissa ja kahden lukon takana olevissa tiloissa.

2. SÄHKÖINEN AINEISTO

Reksiterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Osa sähköisitä tiedoista tallennetaan ulkoiselle kovalevylle ja tietoja käsitellään tietokoneella, jota ei ole kytketty verkkoon. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

TARKASTUSOIKEUS

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Mikäli potilas haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.  Reksiterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli rekisteröity haluaa vaatia tietoihinsa oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisteripitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolain 523/1999 (10 JA 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojarekisteriseloste.

Päivitetty 21.03.2021

1. Rekisterin ylläpitäjä

Psykoterapia ja työnohjaus Sakara
Sari Kallioinen-Rautava
Massentie 11
14240 Janakkala

2. Rekisteriasioiden yhteystieto

Psykoterapia ja työnohjaus Sakara
Sari Kallioinen-Rautava
2583513-5
puhelin: 040 76607272
S.posti: sari.k-r@hotmail.com

3. Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yrityksen oikeutettu etu asiakassuhteen ja/tai sopimuksen täytäntöönpaneminen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• asiakassuhteen hoitaminen
• palveluiden kehittäminen esimerkiksi kyselytutkimuksella,
• sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen,
• palvelun ylläpidon suorittamat tutkimus- ja tilastointitarkoitukset

Emme käytä automaattista profilointia tunnistamaan rekisteröityjen henkilöprofiileja, verkkokäyttäytymistä tai palveluiden hankintahistoriaa.

5. Käsiteltävät tiedot

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn henkilötietoja:

• yksityisasiakkaiden tietoja*, kuten nimi, puhelinnumero/sähköposti ja laskutusosoite
• asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot, muut asiointitiedot, kuten sähköiset laskutustiedot sekä sähköinen viestintä

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi tarjota palvelua ja /tai toimittaa.

Emme tee asiakaskirjauksia sähköisiin tiedonkäsittelyohjelmiin.

6. Tietojen saanti

Saamme tietoja ensisijaisesti yksityishenkilöltä itseltään.

7. Tietojen luovutus

Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan Psykoterapia ja työnohjaus Sakaran käytössä, paitsi yhteistyössä muiden palvelun tuottajien kanssa tarjotut palvelut (esim. erilaiset koulutukset, mahdollinen yhteistyö muunlaisten terapiapalveluiden tuottajien kanssa).

Tietoja ei kuitenkaan luovuteta Psykoterapia ja työnohjaus Sakaran ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden omaan käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa.

Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

8. Tiedon suojaus ja käsittely

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön on oikeutettu vain Sari Kallioinen-Rautava. Henkilön yhteystiedot tallennetaan vain palvelusuhteen ajaksi ja poistetaan palvelusuhteen päätyttyä. Henkilön yhteystietoihin pääsee käsiksi vain Sari Kallioinen-Rautava.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkistaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Henkilörekisteri on manuaalinen ja se koostuu asiakkaan nimestä, puhelinnumerosta ja laskutusositteesta (joko sähköpostiosoite tai/ja katuosoite). Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

10. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Rekisteriselostetta koskevat muutokset

Psykoterapia ja työnohjaus Sakara varaa oikeuden muuttaa rekisteriselosteen sisältöä ilmoittamatta tästä erikseen rekisteröidyille.

Rekisteröidyn vastuulla on tutustua rekisteriselosteeseen säännöllisesti